Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tämän sivun sisältö:
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus
Varsinais-Suomen liiton asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus liiton tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Kuvaus antaa yleiskuvan liiton asiarekisteristä, tietovarannoista ja tietojärjestelmistä. Kuvausta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla.
Varsinais-Suomen liiton asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan liiton on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.
- Asia tarkoittaa liiton käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään erilaisia toimenpiteitä. Tuloksena syntyy jokin ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi päätös, lausunto, ohje tai muu kannanmuodostus.
- Asiakirjalliset tiedot tarkoittavat liiton tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa. Liitto on joko tuottanut tai vastaanottanut tiedon osana tehtäviään. Liitto säilyttää tietoa tietovarantona ja todisteena.
- Asiankäsittelyyn liittyviä toimenpiteitä ovat esimerkiksi valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja toimeenpano.
Varsinais-Suomen liiton asianhallintajärjestelmä on Tiera Tiedonhallinta (CaseM). Se toimii liiton diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua ja julkaisemista. Asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan liiton on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.
Varsinais-Suomen liiton asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä esimerkiksi näillä hakuperusteilla:
– asiakirjan tai asian nimi
– päivämäärä
– diaarinumero (asianumero)
– asian vireillepanija
– henkilön nimi (esim. asianosainen, lähettäjä)
– asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
– käsittelyprosessin tila (avattu tai suljettu)
– päätöksentekijä
– valmistelija
Varsinais-Suomen liiton tietovarannot
Tietovaranto tarkoittaa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Varsinais-Suomen liiton tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla. Löydät lisää tietoa henkilötietojen käsittelystä tietosuojainformaatiostamme.
Varsinais-Suomen liiton tiedonhallinta koostuu useammasta tietovarannosta. Tähän on kuvattu liiton tietovarannot sekä niihin sisältyvät keskeiset tietojärjestelmät.
päätöksenteon ja asianhallinnan tietovaranto
– tiedot vireille tulleista asioista ja niihin liittyvä päätöksenteko
– tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto
taloushallinnan tietovaranto
– talouden hallinta, kirjanpito ja tilinpäätös
– tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät ProEconomica, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto
henkilöstöhallinnan ja palkanlaskennan tietovarannot
– palvelussuhde- ja luottamushenkilötietojen hallinta ja palkanlaskenta
– tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Populus HR, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto
hankerahoituksen tietovarannot
– hankerahoituksen myöntäminen ja hallinnointi
– tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät hallinnoiavustuksia.fi, tutkiavustuksia.fi, The Joint Electronic Monitoring System (JEMS) , eMS, EURA 2014-2020, EURA 2021 (TEM) ja Tiera Tiedonhallinta (CaseM)
maakuntakaavoituksen ja maakunnan suunnittelun tietovarannot
– maakuntakaavan laadinta ja maakunnan suunnittelu
– tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät ArcGIS Pro ja Tiera Tiedonhallinta (CaseM)
– maakuntakaavayhdistelmä on saatavana avoimesti osoitteessa https://data.lounaistieto.fi/data/fi/dataset/varsinais-suomen-maakuntakaavayhdistelma
tietopalvelujen tietovaranto
– Lounaistiedon tilastot, karttapalvelut ja avoin data
Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen
Liiton verkkosivuillakin toteutetaan liiton tietopalvelua. Tässä on keskeisiä internetissä julkaistuja tietoaineistoja.
Julkisuuslain mukaan sinulla on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjoista. Voit tehdä julkisuuslain mukaisen tietopyynnön Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon kirjaamo@varsinais-suomi.fi tai PL 273, 20101 Turku. Tietopyynnön voi esittää myös suullisesti (02) 2100 900. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle henkilölle ja seuraa julkisuuslaissa mainittujen määräaikojen toteutumista.
Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee kyseiseen tehtävään liittyvän vastuualueen johtaja. Arkistonhoitaja antaa tiedon arkistossa olevista asiakirjoista.
Yksilöi tietopyyntösi niin, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä sinun tarvitse tunnistautua.
Annamme tiedon julkisesta asiakirjasta mahdollisimman pian ja viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, annamme tiedon julkisesta asiakirjasta tai ratkaisemme asian muuten viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.
Jos katsomme, että pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei voida antaa, kerromme sinulle perustelut ja että voit halutessasi saada tietopyyntösi viranomaisen ratkaistavaksi. Varsinais-Suomen liitossa oikaisuvaatimuskelpoisen päätöksen tekee maakuntajohtaja ja siihen tyytymätön voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta.
Kysyttävää? Ota yhteyttä
Varsinais-Suomen liiton kirjaamo
