Tietosuoja
Varsinais-Suomen liitto tallentaa kumppanien, asiakkaiden ja henkilöstön henkilötietoja, jotta se voi hoitaa lakisääteiset tehtävät ja palvella maakunnan kuntia ja sidosryhmiä. Tälle sivulle on koottu yleistä tietoa sinusta kerättävistä henkilötiedoista ja oikeuksistasi.
Tämän sivun sisältö:
Miksi ja miten käsittelemme henkilötietoja?
Liiton tehtävien ja palvelujen laadukas hoitaminen ja niiden suunnittelu, seuranta ja tukipalvelut edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Toiminta sekä tuottaa henkilötietoja että vaatii meitä käsittelemään niitä. Tietojen käsittely perustuu useisiin lakeihin ja asetuksiin sekä joissain tapauksissa myös sinun suostumukseesi.
Kun asioit kanssamme, keräämme vain välttämättömät ja tarvittavat tiedot. Usein kysymme esimerkiksi yhteystietoja, nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Lisäksi keräämme palvelemisesi kannalta välttämättömät palvelukohtaiset tiedot.
Säilytämme henkilötietojasi erilaisten lakien velvoittaman ajan. Varsinais-Suomen liitto määrittelee säilytysajat tiedonohjaussuunnitelmassaan ja toimintaohjeissaan. Säilytysaikojen määrittelyssä käytetään mm. Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja tiedonhallintalautakunnan suosituksia asiakirjojen säilytysajoista.
Tietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille meillä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja.
Luovutamme henkilötietoja niitä meidän puolestamme ja liiton lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Varsinais-Suomen liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.
Valitsemme sopimuskumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Emme käytä emmekä luovuta tietojasi käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Varsinais-Suomen liiton toiminnassa halutaan toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoturvaan kuuluvat tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet, joilla suojataan meillä olevia tietoja niin, että tiedot ja tietojärjestelmät pidetään vain niiden käyttöön oikeutettujen saatavilla. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutusta.
Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä
Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Ota yhteyttä Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon ja ohjaamme yhteydenottosi oikealle henkilölle.
Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Varsinais-Suomen liitossa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakirjoistasi. Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen ja että joudut tunnistautumaan joko sähköisellä lomakkeella tai paikan päällä pyyntöä tehdessäsi. Saat tarkemmat ohjeet pynnön tekemiseen Varsinais-Suomen liiton kirjaamosta.
Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Jos koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää vapaamuotoisen pyynnön Varsinais-Suomen liittoon. Pyynnössä sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi. Kerro lisäksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme sinulle kirjallisen vastauksen, jossa kerromme, miksemme voineet hyväksyä vaatimustasi.
Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vaatia Varsinais-Suomen liittoa poistamaan tietosi rekisteristään. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai julkisen vallan käyttämiseen.
Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.
Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta silloin, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.
Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Noudata valituksen tekemisessä tietosuojavaltuutetun ohjeistusta.
Voit joissakin tapauksissa vaatia, ettei tietojasi saa käsitellä silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
Sinulla on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi. Varsinais-Suomen liitossa ei tehdä profilointia eikä automatisoituja päätöksiä.
Liiton tehtävissä käsiteltäviä henkilötietoja
Alle on koottu tarkempaa tietoa joihinkin liiton tehtävin liittyvistä henkilötiedoista. Voit pyytää tietosuojavastaavalta lisätietoja niistä henkilötiedoista, joita ei ole mainittu tässä.
Tarvitsemme toiminnassamme tietoja vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Tiedonhallintalaki määrää, millaisia tietoja meillä pitää olla asiakirjoistamme. Asianhallintajärjestelmän avulla seuraamme valmisteltavien asioiden käsittelyä. Asianhallinnalla tuotamme tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Noudatamme toiminnassa mm. tiedonhallintalakia, arkistolakia ja julkisuuslakia.
Kuntalain mukaisesti meidän on asetettava muutoksenhakukelpoiset päätökset verkkosivuille. Asiakirjojen ja niiden rekisteritietojen säilyttämisaikoja ohjaa tiedonohjaussuunnitelma. Siinä määritellyt säilytysajat perustuvat useisiin lakeihin, Kansallisarkiston määräyksiin ja tiedonhallintalautakunnan suosituksiin.
Hankintoja koskevia henkilötietoja ovat esimerkiksi tarjousasiakirjoissa annetut henkilötiedot. Tietoja käsitellään julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa ja liiton asianhallintajärjestelmässä. Tiedot pidetään vain niihin oikeutettujen saatavilla ja asianhallintaan tallennettujen tietojen säilytystä ohjataan säilytysaikojen määrittelyllä. Käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen hankintalain mukaisissa hankinnoissa. Pienhankinnoissa käsittelyn perusteena on yleinen etu (yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 e).
Teemme ajoittain kyselyitä. Kyselyiden tarkoituksena on kehittää toimintaamme ja hoitaa lakisääteisiä tehtäviämme. Kyselyjen tehdään myös hanketyössä. Teemme ajoittain kyselyitä osallistaaksemme sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja kuntalaisia.
Käsittelemme tietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan toteuttamiseksi. Vastauksia tarkastellaan aina ryhmätasolla eikä vastaajia yksilöidä. Jos keräämme vastaajien yhteystietoja esim. arvontoja tai palkintoja varten, käsittelemme yhteystietoja erillään muusta kyselyn aineistosta.
Kun tulet valituksi luottamustehtävään tai tulet liittoon töihin, sinulta pyydetään palkan, palkkion tai korvauksen suorittamista varten henkilö- ja pankkitilitiedot. Tietoja kerätään, jotta voimme hoitaa suorituksen maksajalle kuuluvat tehtävät. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille esim. julkisuuslain perusteella. Tietojasi luovutetaan verottajalle, puoluemaksuista puoluetoimistolle ja tarvittaessa eläkevakuutusyhtiölle ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Tietojasi käsitellään myös raporttien ja tilastojen tuottamiseen.
Luottamushenkilöiden lomakkeissa voi käyttää Visma Sign -palvelua. Tunnistaudut pankkitunnuksillasi, joten tietojen toimittaminen on turvallisempaa kuin esimerkiksi sähköpostilla. Visma Sign tarjoaa kaikille allekirjoittajille rekisteröitymismahdollisuutta, mutta se ei ole tarpeen liiton kanssa asioidessa. Lomakkeesi jää talteen Varsinais-Suomen liiton sähköiseen arkistoon ja tietoja käsitellään luottamushenkilön perustamiseksi liiton palkkahallinnon tietojärjestelmään. Samaan henkilökohtaiseen arkistoon voi tulla esimerkiksi pankkisi tai vakuutusyhtiösi kanssa tekemiäsi sopimuksia ja muita lomakkeita jos nekin käyttävät Visma Signia. Lomakkeet tallentuvat halutessasi myöhenkilökohtaiseen Visma Sign tilisi arkistoon, josta voit ladata lomakkeita ja tarkastalla niitä kun rekisteröidyt palveluun yksityishenkilönä.
Keräämme rekrytoidessa hakijoilta saatuja tietoja esimerkiksi työkokemuksesta, koulutuksesta ja eri alojen osaamisesta. Kerro hakemuksessasi vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja. Älä mainitse hakemuksessa arkaluonteisia tietoja, kuten tietoja terveydentilastasi. Henkilötietojasi käsittelee hakemuksen kirjaaja, rekrytoivat esimiehet ja heitä avustavat asiantuntijat.
Hakemusasiakirjasi on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tieto siitä, että olet hakenut virkaan tai toimeen, tulee julkiseksi heti kun hakemus kirjataan. Voimme luovuttaa henkilötietoja erillisestä pyynnöstä esimerkiksi muille rekrytointiin liittyville asianosaisille. Tällöin peitämme sellaiset tiedot, joihin heillä ei ole oikeutta. Säilytämme hakemuksia kaksi vuotta ja hakijayhteenvetoa 10 vuotta. Jos tulet valituksi tehtävään, säilytämme hakemuksesi pysyvästi ja julkaisemme valintapäätöksen kuntalain määräysten mukaisesti nettisivuillamme 21 päivän ajan.
Käytämme tapahtumien osallistujaluetteloita tilaisuuksien ja kokouksien ilmoittautumisten hallinnassa. Kerättyjä ruokavaliotietoja toimitetaan kolmansille osapuolille niin, että nimesi poistetaan tiedoista. Ilmoittautuneiden osallistujatietoja voidaan hyödyntää samantapaisten tilaisuuksien viestinnässä. Voit estää kutsujen vastaanottamisen jatkossa kutsussa mainitulla tavalla.
Käytämme viestinnässämme mm. tapahtumissa ja tilaisuuksissa otettuja valokuvia. Kerromme tapahtuman alussa, jos kuvia aiotaan ottaa. Kuvissa saattaa esiintyä tunnistettavia henkilöitä. Jos et halua tulla kuvatuksi, ilmoita asiasta kutsuun vastatessa tai tilaisuuteen tullessasi. Voit myös pyytää kuvan poistamista. Alaikäisen huoltajalta kerätään aina kirjallinen suostumus kuvan julkaisuun.
Käytämme postituslistoja tiedottaaksemme sinulle Varsinais-Suomen liiton tai sen hallinnoimien ohjelmien ja hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Jos haluat poistua postituslistalta, ilmoitathan siitä uutiskirjeessä mainitulla tavalla. Voit myös poistua postituslistalta ottamalla yhteyttä viestin lähettäjään tai Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon. Varsinais-Suomen liiton sähköpostilistoille liittyminen on vapaaehtoista.
