Dataskydd

Vi förvarar dina personuppgifter under en period för vilken vi är skyldiga till enligt olika lagar. Egentliga Finlands förbund definierar förvaringstiderna i sin informationsstyrningsplan och sina anvisningar för verksamheten. Vid definiering av lagringstider används bland annat Riksarkivets beslut om handlingar som förvaras varaktigt och informationshanteringsnämndens rekommendationer om förvaringstider för handlingar.

Uppgifter kan i vissa fall överlämnas till tredje part, som exempelvis olika slags myndigheter till vilka vi har lagstadgad skyldighet att överlämna uppgifter.

Vi överlämnar personuppgifter till aktörer som hanterar dem på våra vägnar och på uppdrag av förbundet. Sådana är exempelvis systemleverantörer och andra externa tjänsteproducenter som hanterar uppgifter inom ramen för ett avtal. Egentliga Finlands förbund behåller i dessa fall ansvaret som registeransvarig.

Vi samarbetar endast med sådana hanterare av person uppgifter som uppfyller kraven i dataskyddsförordningen. Dataskyddskraven försäkras med skriftliga avtal.

Vi använder eller överlämnar inte dina uppgifter till användning i direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller till marknads- och opinionsundersökningar.

I Egentliga Finlands förbunds verksamhet vill man förverkliga principen av inbyggt dataskydd och dataskydd som standard. Dataskyddets tillhörande tekniska och administrativa åtgärder som används för att skydda de uppgifter som vi har så att uppgifterna och informationssystemen endast är tillgängliga för dem som är berättigade till att använda dem. Personuppgifter hanteras alltid som en del av en arbetsuppgift och endast i den omfattning som uppgiften i fråga förutsätter. Personalen har genomgått dataskyddsutbildning.

Som registrerad har du rätt att få veta om uppgifter om dig hanteras inom Egentliga Finlands förbund. Vi har skyldighet att ge dig tillgång till dina personuppgifter exempelvis som en kopia av dina handlingar. Observera att din rättighet är personlig. Du måste legitimera dig på en elektronisk servicekanal eller på plats när du gör begäran om uppgifter. För mer information, kontakta registratorskontoret.

Du har rätt att få oprecisa och felaktiga uppgifter om dig rättade. Om du önskar att vi ändrar något i dina uppgifter, kan du skicka en fritt formulerad begäran till Egentliga Finlands förbund. I begäran ska du specificera och motivera vilka uppgifter du vill att ska rättas till, vad du anser vara rätt information och på vilket sätt du ber att rättelsen görs. Om vi inte godkänner ditt krav på rättelse av uppgiften, ger vi dig ett skriftligt svar där vi berättar varför vi inte har kunnat godkänna ditt krav.

I vissa fall har du rätt att kräva att Egentliga Finlands förbund avlägsnar dina uppgifter från registret. Den här rättigheten gäller dock inte när hanteringen av personuppgifterna baserar sig på lag eller offentlig myndighetsutövning.

Du har inte rätt att kräva att dina uppgifter ska överföras från ett system till ett annat när hanteringen av personuppgifterna baserar sig på lag.

Du har rätt att få information om personuppgiftsincidenter när en sådan sannolikt medför en hög risk för dina rättigheter och friheter.

Du har rätt att föra ditt ärende till dataombudsmannen för behandling om du anser att lagar och bestämmelser om behandling av personuppgifter överträds vid behandlingen av dina personuppgifter. Överklagan ska göras i enlighet med anvisningar från dataombudsmannen.

I vissa fall kan du kräva att dina uppgifter inte hanteras när du bestrider att uppgifterna är korrekta.

Du har i vissa fall rätt att motsätta dig automatiserade enskilda beslut, inklusive profilering. Inom Egentliga Finlands förbund utförs ingen profilering eller automatiserade beslut.

I vår verksamhet behöver vi information om pågående och redan lösta ärenden. Med hjälp av ärendehanteringssystemet och diariet följer vi hanteringen av ärenden som ska beredas och ger information om ärendets framskridande, hanteringsskeden och beslut. Vi följer bland annat arkivlagen samt offentlighetslagen och -förordningen i vår verksamhet. I enlighet med kommunlagen måste vi lägga ut överklagbara beslut på våra webbsidor. Förvaringstider för handlingar och deras registeruppgifter styrs av nformationsstyrningsplan, vars förvaringstider baseras på flera lagar, Riksarkivets bestämmelser om handlingar som förvaras varaktigt och informationshanteringsnämndens rekommendationer för handlingar som förvaras under en bestämd tid.

Personuppgifter som behandlas i upphandlingar omfattar till exempel personuppgifter som anges i anbudsdokumenten. Uppgifterna behandlas i den offentliga upphandlingskanalen Hilma och i förbundets ärendehanteringssystem. Uppgifterna hålls endast tillgängliga för dem som har behörighet, och lagringen av uppgifter som sparas i ärendehanteringen styrs av fastställda lagringstider. Behandlingen grundar sig på fullgörandet av en lagstadgad skyldighet i upphandlingar enligt upphandlingslagen. Vid mindre upphandlingar baseras behandlingen på det allmänna intresset (artikel 6 punkt 1 e i den allmänna dataskyddsförordningen).

Vi genomför tidvis enkäter för att utveckla vår verksamhet och sköta våra lagstadgade uppgifter och projekt som vi administrerar, samt för att involvera berörda parter, samarbetspartner och kommuninvånare. Vi hanterar uppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och för att fullgöra den personuppgiftsansvariges offentliga makt. Svaren granskas alltid på gruppnivå och svararna identifieras inte. Om vi samlar in svararnas kontaktuppgifter exempelvis för utlottningar eller priser, hanterar vi kontaktuppgifterna separat från annat enkätmaterial.

När du blir vald till ett förtroendeuppdrag eller ska genomföra ett uppdrag eller annan arbetsprestation på avtalsgrund, ber vi dig om person- och bankkontouppgifter för att kunna betala ersättning. Uppgifterna samlas in för att kunna sköta de uppgifter som behövs för betalning. Dina personuppgifter kan överlämnas till andra i enlighet med exempelvis offentlighetslagen. Dina uppgifter överlämnas bland annat till skattemyndigheten, till partikansliet för partiavgift och vid behov även till pensionsförsäkringsbolag och olycksfallsförsäkringsbolag. Dina uppgifter hanteras även för att producera rapporter och statistik.

I samband med rekrytering samlar vi in personidentifierande uppgifter, uppgifter om utbildning, språkkunskaper och arbetslivserfarenhet, uppgifter om kompetens inom olika områden samt personens egen presentation. Vi uppmuntrar till att i den egna presentationen bara uppge information som är nödvändig för arbetssökandet och inte ange känsliga uppgifter som berör exempelvis hälsotillstånd. Dina personuppgifter hanteras av ansökningens registrator, de rekryterande cheferna och experter som biträder dem. Dina ansökningshandlingar är i princip en offentlig handling. Information om att du har sökt tjänsten eller befattningen ska offentliggöras genast när ansökan registreras. Vi kan överlämna personuppgifter på särskild begäran till exempelvis andra parter som är kopplade till rekryteringen. Då täcker vi sådana uppgifter som de inte har rättigheter till. Vi förvarar ansökningar i två år och sökandesammandrag i tio år enligt Kommunförbundets rekommendationer. Om du blir vald till uppdraget, förvarar vi din ansökan permanent och publicerar valbeslutet på vår webbplats i 21 dagar i enlighet med kommunallagens bestämmelser.

Vi använder deltagarregister för evenemang vid administrationen av anmälningar till tillställningar och möten. Insamlade uppgifter om kost levereras till tredje part utan personernas namn. Du kan välja att inte få fler inbjudningar i fortsättningen genom att följa anvisningarna i inbjudan.

Vi använder sändlistor för att informera dig om aktuella ärenden gällande verksamhet, tillställningar och möten inom Egentliga Finlands förbund eller program och projekt som förbundet administrerar. Om du vill tas bort från sändlistan, ber vi dig meddela om detta enligt anvisningarna i nyhetsbrevet, till avsändaren av meddelat eller till Egentliga Finlands förbunds registratorskontor. Det är frivilligt att vara med på Egentliga Finlands förbunds e-postlistor.