Beskrivning av dokumentoffentlighet

Egentliga Finlands förbunds beskrivning av dokumentoffentlighet är en beskrivning av förbundets uppgifter och dokument i enlighet med 28 § i lagen om informationshantering (906/2019). Syftet med beskrivningen av dokumentoffentlighet är att underlätta framställandet av informationsförfrågningar.

Beskrivningen ger en allmän bild av förbundets ärenderegister, informationsresurser och informationssystem. Beskrivningen upprätthålls och uppdateras regelbundet för att de uppgifter den innehåller ska förbli aktuella.

Egentliga Finlands förbunds ärenderegister och beslutssystem

Enligt 25 § i lagen om informationshantering ska förbundet föra ett ärenderegister över ärenden som är eller har varit under behandling hos myndigheten, där uppgifter om ärendet, ärendebehandlingen och dokumenten registreras. Med ärenderegister avses beslutssystem och andra informationssystem som hör till ärendehanteringen. I ärenderegistret för administrativa ärenden antecknas alla anhängiggjorda ärenden, åtgärder som hänför sig till dem samt dokument.

Egentliga Finlands förbunds ärendehanteringssystem är Tiera Tiedonhallinta (CaseM). Det fungerar som förbundets diarium och med det hanteras anhängiggörande av ärenden, ärendehantering, beredningsarbete, beslutsfattande, delgivning, ändringssökande och publicering.

I ärendehanteringssystemet ges ärenden och dokument som behandlas en offentlighetsklass, personuppgiftskaraktär, sekretessgrund, sekretessperiod och beräkningsgrund för sekretessperioden.

Asianhallinnan käsitteitä

Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.

Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.

Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Sökgrunder

Enligt 25 § i lagen om informationshantering ska förbundet se till att det är möjligt att ta fram uppgifter om offentliga anteckningar i ärenderegistret eller en del av det för att specificera förfrågningar om tillgång till information.

Egentliga Finlands förbunds dokument eller andra uppgifter kan sökas i ärenderegistret eller informationssystemet till exempel med följande sökgrunder:

  • dokumentets eller ärendets namn
  • datum
  • diarienummer (ärendenummer)
  • den som anhängiggjort ärendet
  • persons namn (t.ex. part, avsändare)
    ärendets behandlingsskeden och beslut som fattats i det
  • behandlingsprocessens status (öppnad eller avslutad)
  • beslutsfattare
  • beredare

Egentliga Finlands förbunds informationsresurser

Med informationsresurs avses en helhet som innehåller datamaterial som används vid skötseln av myndighetens uppgifter eller i annan verksamhet och som behandlas med hjälp av informationssystem eller manuellt. Egentliga Finlands förbunds informationsresurser förvaltas med hjälp av en informationsstyrningsplan. Mer information om behandling av personuppgifter finns i vår dataskyddsinformation.

Egentliga Finlands förbunds informationshantering består av flera informationsresurser. Här beskrivs förbundets informationsresurser samt de centrala informationssystem som ingår i dem.

Informationsresurser

Informationsresurs för beslutsfattande och ärendehantering

  • uppgifter om anhängiggjorda ärenden och beslutsfattande som hänför sig till dem
  • till informationsresursen hör informationssystemen Tiera Tiedonhallinta (CaseM) och Tiera Elektroniskt arkiv

Informationsresurs för ekonomiförvaltning

  • ekonomiförvaltning, bokföring och bokslut
  • till informationsresursen hör informationssystemen ProEconomica, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) och Tiera Elektroniskt arkiv

Informationsresurser för personalförvaltning och löneberäkning

  • hantering av tjänsteförhållande- och förtroendemannauppgifter samt löneberäkning
  • till informationsresursen hör informationssystemen Populus HR, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) och Tiera Elektroniskt arkiv

Informationsresurser för projektfinansiering

  • beviljande och förvaltning av projektfinansiering
  • till informationsresursen hör informationssystemen hallinnoiavustuksia.fi, tutkiavustuksia.fi, The Joint Electronic Monitoring System (JEMS), eMS, EURA 2014–2020, EURA 2021 (TEM) och Tiera Tiedonhallinta (CaseM)

Informationsresurser för landskapsplanering och landskapsplanering

Informationsresurs för informationstjänster

Informationstjänst och framställande av informationsförfrågan

Även på förbundets webbplats tillhandahålls förbundets informationstjänst. Här finns centrala datamaterial som publicerats på internet.

Föredragningslistor, protokoll och tjänsteinnehavarbeslut

Egentliga Finlands landskapsplanekombination

Lounaistieto.fi-tjänstens öppna data, statistik och andra datamaterial

Inköpsfakturor, öppna data

EURA 2021 strukturfondernas digitala förvaltningssystem för programperioden 2021–2027

Stöd för hållbar tillväxt och livskraft i regionerna – finansierade projekt

Stöd för hållbar tillväxt och livskraft i regionerna – ansök om understöd

Materialbank

Enligt offentlighetslagen har du rätt att få information om myndighetens dokument. Du kan göra en informationsförfrågan enligt offentlighetslagen till Egentliga Finlands förbunds registratorskontor kirjaamo@varsinais-suomi.fi eller PB 273, 20101 Åbo. Informationsförfrågan kan även framställas muntligt (02) 2100 900. Registratorskontoret vidarebefordrar informationsförfrågningar till rätt person för besvarande och följer upp att de tidsfrister som nämns i offentlighetslagen iakttas.

Hur görs en informationsförfrågan och hur behandlas den?

Informationsförfrågningar som gäller dokument avgörs av chefen för det ansvarsområde som hänför sig till uppgiften i fråga. Arkivförvaltaren ger information om dokument som finns i arkivet.

Specificera din informationsförfrågan så att det framgår vilket eller vilka dokument förfrågan gäller. Till exempel dokumentets datum eller rubrik bör alltid anges om det är känt. Om informationsförfrågan gäller ett offentligt dokument behöver informationsförfrågan inte motiveras och du behöver inte identifiera dig.

Vi ger information om ett offentligt dokument så snart som möjligt och senast inom två veckor från mottagandet av informationsförfrågan. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än normalt ger vi information om det offentliga dokumentet eller avgör ärendet på annat sätt senast inom en månad från mottagandet av informationsförfrågan. Även behandlingstiden för utlämnande av sekretessbelagda dokument är högst en månad.

Om vi anser att de begärda dokumenten eller uppgifterna inte kan lämnas ut meddelar vi dig motiveringarna och att du vid behov kan få din informationsförfrågan avgjord av myndigheten. Vid Egentliga Finlands förbund fattas ett beslut som kan överklagas genom rättelseyrkande av landskapsdirektören och den som är missnöjd med det kan söka ändring hos förvaltningsdomstolen.