Asiakirjajulkisuuskuvaus

Varsinais-Suomen liiton asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus liiton tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on avustaa tietopyyntöjen tekemisessä.

Kuvaus antaa yleiskuvan liiton asiarekisteristä, tietovarannoista ja tietojärjestelmistä. Kuvausta ylläpidetään ja päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla.

Varsinais-Suomen liiton asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan liiton on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

Varsinais-Suomen liiton asianhallintajärjestelmä on Tiera Tiedonhallinta (CaseM). Se toimii liiton diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua ja julkaisemista.

Asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Asianhallinnan käsitteitä

Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.

Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.

Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan liiton on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Varsinais-Suomen liiton asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä esimerkiksi näillä hakuperusteilla:

  • asiakirjan tai asian nimi
  • päivämäärä
  • diaarinumero (asianumero)
  • asian vireillepanija
  • henkilön nimi (esim. asianosainen, lähettäjä)
    asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
  • käsittelyprosessin tila (avattu tai suljettu)
  • päätöksentekijä
  • valmistelija

Varsinais-Suomen liiton tietovarannot

Tietovaranto tarkoittaa viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Varsinais-Suomen liiton tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla. Löydät lisää tietoa henkilötietojen käsittelystä tietosuojainformaatiostamme.

Varsinais-Suomen liiton tiedonhallinta koostuu useammasta tietovarannosta. Tähän on kuvattu liiton tietovarannot sekä niihin sisältyvät keskeiset tietojärjestelmät.

Tietovarannot

Päätöksenteon ja asianhallinnan tietovaranto

  •  tiedot vireille tulleista asioista ja niihin liittyvä päätöksenteko
  • tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto

Taloushallinnan tietovaranto

  • talouden hallinta, kirjanpito ja tilinpäätös
  • tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät ProEconomica, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto

Henkilöstöhallinnan ja palkanlaskennan tietovarannot

  • palvelussuhde- ja luottamushenkilötietojen hallinta ja palkanlaskenta
  • tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät Populus HR, Tiera Tiedonhallinta (CaseM) ja Tiera Sähköinen arkisto

Hankerahoituksen tietovarannot

  • hankerahoituksen myöntäminen ja hallinnointi
  • tietovarantoon kuuluvat tietojärjestelmät hallinnoiavustuksia.fi, tutkiavustuksia.fi, The Joint Electronic Monitoring System (JEMS) , eMS, EURA 2014-2020, EURA 2021 (TEM) ja Tiera Tiedonhallinta (CaseM)

Maakuntakaavoituksen ja maakunnan suunnittelun tietovarannot

Tietopalvelujen tietovaranto

Tietopalvelu ja tietopyynnön tekeminen

Liiton verkkosivuillakin toteutetaan liiton tietopalvelua. Tässä on keskeisiä internetissä julkaistuja tietoaineistoja.

Esityslistat, pöytäkirjat ja viranhaltijapäätökset

Varsinais-Suomen maakuntakaavayhdistelmä

Lounaistieto.fi -palvelun avoin data, tilastot ja muut tietoaineistot

Ostolaskut, avoin data

EURA 2021 rakennerahastojen digitaalinen hallintajärjestelmä ohjelmakaudelle 2021—2027

Alueiden kestävän kasvun ja elinvoiman tukeminen – rahoitetut hankkeet

Alueiden kestävän kasvun ja elinvoiman tukeminen – hae avustuksia

Aineistopankki

Julkisuuslain mukaan sinulla on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjoista. Voit tehdä julkisuuslain mukaisen tietopyynnön Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon kirjaamo@varsinais-suomi.fi tai PL 273, 20101 Turku. Tietopyynnön voi esittää myös suullisesti (02) 2100 900. Kirjaamo toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle henkilölle ja seuraa julkisuuslaissa mainittujen määräaikojen toteutumista.

Miten tietopyyntö tehdään ja miten sitä käsitellään?

Asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee kyseiseen tehtävään liittyvän vastuualueen johtaja. Arkistonhoitaja antaa tiedon arkistossa olevista asiakirjoista.

Yksilöi tietopyyntösi niin, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä sinun tarvitse tunnistautua.

Annamme tiedon julkisesta asiakirjasta mahdollisimman pian ja viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, annamme tiedon julkisesta asiakirjasta tai ratkaisemme asian muuten viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi.

Jos katsomme, että pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei voida antaa, kerromme sinulle perustelut ja että voit halutessasi saada tietopyyntösi viranomaisen ratkaistavaksi. Varsinais-Suomen liitossa oikaisuvaatimuskelpoisen päätöksen tekee maakuntajohtaja ja siihen tyytymätön voi hakea muutosta hallinto-oikeudelta.