Dataskydd

Vi behöver i vår verksamhet uppgifter om pågående och redan avgjorda ärenden. Informationshanteringslagen föreskriver vilka uppgifter vi ska ha om våra handlingar. Med hjälp av ärendehanteringssystemet följer vi behandlingen av ärenden som bereds. Genom ärendehanteringen producerar vi information om ärendets framskridande, behandlingsfaser och beslut. Vi följer i vår verksamhet bl.a. informationshanteringslagen, arkivlagen och offentlighetslagen.

Enligt kommunallagen ska vi publicera beslut som kan överklagas på webbsidan. Lagringstiderna för handlingar och deras registeruppgifter styrs av informationsstyrningsplanen. De lagringstider som fastställs där grundar sig på flera lagar, Nationalarkivets föreskrifter och informationshanteringsnämndens rekommendationer.

Om oetiskt eller lagstridigt agerande kan man anmäla till förbundets anmälningskanal. Till kanalen kan man lämna en anmälan anonymt eller om man vill uppge sitt eget namn. Alla anmälningar behandlas konfidentiellt och anmälaren kan inte spåras. Anmälaren får en ärendeidentifierare som hen måste spara för att kunna se svaret och hur behandlingsprocessen framskrider.

Inga identifierande uppgifter samlas in om anmälaren. Alla meddelanden och bifogade filer är krypterade, så det är inte möjligt för någon utomstående att läsa och se anmälningar som gjorts i systemet. Systemet tar automatiskt bort identifieringsuppgifter från eventuella bifogade filer till anmälan. Inte heller systemleverantören ser meddelanden, kan ta reda på användarnas IP-adresser eller sparar cookies i anmälarens webbläsare.

Personuppgifter i systemet sparas i fem år från arkiveringen av anmälan. Onödiga personuppgifter som anmälaren uppgett kan anonymiseras 30 dagar efter att anmälan mottagits. Personuppgifter överförs inte utanför EU. Läs mer: Information till anmälare

Personuppgifter som rör upphandlingar är exempelvis personuppgifter som lämnats i anbudshandlingar. Uppgifter behandlas i anmälningskanalen för offentliga upphandlingar Hilma och i förbundets ärendehanteringssystem. Uppgifterna hålls tillgängliga endast för dem som har rätt till dem och lagringen av uppgifter som sparats i ärendehanteringen styrs genom fastställande av lagringstider.

Behandlingen grundar sig på fullgörande av lagstadgad skyldighet vid upphandlingar enligt upphandlingslagen. Vid småupphandlingar är grunden för behandlingen allmänt intresse (artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen).

Till webbtjänsten Kulturbanken kan professionellt verksamma föreningar, företag, andelslag, små arbetsgrupper och enskilda aktörer inom kultur- och konstområdet registrera sig som upphovsmän. Efter att registreringen godkänts blir upphovsmannens profil offentligt synlig i webbtjänsten.

Som beställare i webbtjänsten kan vem som helst som behöver kultur- eller konsttjänster registrera sig. Beställarnas profiler blir inte offentligt synliga i kulturbanken. Beställarens namn och organisation blir synliga endast när beställaren lämnar en anbudsförfrågan i webbtjänsten och/eller ger en rekommendation om webbtjänstens upphovsman eller tjänst. Läs mer om behandlingen av uppgifter i Kulturbankens dataskyddsbeskrivning.

Syftet med de enkäter vi gör är att utveckla vår verksamhet och sköta våra lagstadgade uppgifter. Enkäter görs även i projektarbete. Målet med enkäterna är att involvera intressentgrupper, samarbetspartners och kommuninvånare.

Vi behandlar uppgifter för att utföra en uppgift av allmänt intresse och för att utöva offentlig makt som tillkommer registeransvarig. Svaren granskas alltid på gruppnivå och svararna identifieras inte.

Om vi samlar in svarandes kontaktuppgifter t.ex. för utlottningar eller priser behandlar vi kontaktuppgifterna separat från enkätens övriga material.

När du väljs till ett förtroendeuppdrag eller kommer till förbundet för att arbeta ber vi dig om dina person- och bankkontouppgifter för utbetalning av lön, arvode eller annan ersättning. Uppgifter samlas in för att fullgöra betalarens lagstadgade skyldigheter.

Personuppgifter kan lämnas ut i situationer som lagen kräver, exempelvis till skatteförvaltningen, om partiavgifter till partikontoret och vid behov till pensionsförsäkrings- och olycksfallsförsäkringsbolag. Uppgifter behandlas även för rapportering och statistikföring.

Alla förtroendevaldas uppgifter levereras via tjänsten Aimoa. Uppgifterna används bl.a. för att skapa förtroendevalda i löneadministrationens informationssystem.

Vid rekrytering samlar vi in uppgifter från sökande om exempelvis arbetserfarenhet, utbildning och kompetens inom olika områden. Uppge i din ansökan endast uppgifter som är nödvändiga för rekryteringen. Nämn inte känsliga uppgifter i ansökan, såsom uppgifter om ditt hälsotillstånd. Dina personuppgifter behandlas av rekryterande chefer och de experter som bistår dem.

Din ansökningshandling är i princip en offentlig handling. Uppgiften om att du har sökt ett ämbete eller uppdrag blir offentlig genast när ansökan har anlänt. Vi kan lämna ut personuppgifter på särskild begäran exempelvis till andra parter som är berörda av rekryteringen. I så fall döljer vi sådana uppgifter som de inte har rätt till. Vi sparar ansökningar i två år och sökandeutdrag i 10 år. Om du väljs till uppgiften sparar vi din ansökan permanent och publicerar beslutet om anställning enligt kommunallagens bestämmelser på vår webbplats i 21 dagar.

Vi använder deltagarförteckningar för evenemang i hanteringen av anmälningar till tillställningar och möten. Insamlade kostuppgifter levereras till tredje parter så att ditt namn tas bort från uppgifterna. Uppgifter om anmälda deltagare kan utnyttjas i kommunikationen om liknande tillställningar. Du kan förhindra mottagande av inbjudningar i fortsättningen på det sätt som anges i inbjudan.

Vi använder distributionslistor för att informera dig om aktuella ärenden som rör Egentliga Finlands förbunds eller dess förvaltade programs och projekts verksamhet, tillställningar och möten. Om du vill avregistrera dig från distributionslistan, meddela detta på det sätt som anges i nyhetsbrevet. Du kan även avregistrera dig från distributionslistan genom att kontakta avsändaren av meddelandet eller Egentliga Finlands förbunds registratorskontor. Anslutning till Egentliga Finlands förbunds e-postlistor är frivillig.

Vi använder i vår kommunikation bl.a. fotografier som tagits vid evenemang och tillställningar. Vi meddelar i början av evenemanget om bilder kommer att tas. I bilderna kan identifierbara personer förekomma. Om du inte vill bli fotograferad, meddela detta när du svarar på inbjudan eller när du kommer till tillställningen. Du kan även begära att en bild tas bort. Från vårdnadshavare till minderårig inhämtas alltid skriftligt samtycke till publicering av bild.