Oikeus saada tietoja henkilötietojen käsittelystä
Jos haluat saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, ota yhteyttä Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon ja ohjaamme yhteydenottosi oikealle henkilölle.
Tietosuoja
Varsinais-Suomen liitto käsittelee henkilötietoja, jotta voimme hoitaa tehtävämme ja palvella maakunnan kuntia, kumppaneita ja asiakkaita. Tältä sivulta löydät tietoa siitä, mitä tietoja sinusta kerätään ja mitkä ovat oikeutesi.
Oikeutesi rekisteröitynä
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitelläänkö Varsinais-Suomen liitossa sinua koskevia tietoja. Meillä on velvollisuus antaa sinulle pääsy henkilötietoihisi esimerkiksi kopioina asiakirjoistasi.
Huomaathan, että oikeutesi on henkilökohtainen ja että joudut tunnistautumaan joko sähköisellä lomakkeella tai paikan päällä pyyntöä tehdessäsi. Saat tarkemmat ohjeet pynnön tekemiseen Varsinais-Suomen liiton kirjaamosta.
Oikeus tiedon oikaisuun
Sinulla on oikeus oikaista epätarkat ja virheelliset sinua koskevat tiedot. Jos koet, että tiedoissasi on oikaistavaa, voit esittää vapaamuotoisen pyynnön Varsinais-Suomen liittoon. Pyynnössä sinun tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaadit oikaistavaksi. Kerro lisäksi, mikä on mielestäsi oikea tieto ja millä tavoin pyydät oikaisun tehtäväksi. Ellemme hyväksy vaatimusta tiedon oikaisusta, annamme sinulle kirjallisen vastauksen, jossa kerromme, miksemme voineet hyväksyä vaatimustasi.
Oikeus tietojen poistamiseen eli oikeus tulla unohdetuksi
Sinulla on joissakin tapauksissa oikeus vaatia Varsinais-Suomen liittoa poistamaan tietosi rekisteristään. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin tai julkisen vallan käyttämiseen.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla ei ole oikeutta vaatia meitä siirtämään tietojasi järjestelmästä toiseen silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu lakiin.
Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta
Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta silloin, kun henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin oikeuksillesi ja vapauksillesi.
Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, kun sinun mielestäsi sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Noudata valituksen tekemisessä tietosuojavaltuutetun ohjeistusta.
Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja automatisoituja yksittäispäätöksiä (ml. profilointi)
Voit joissakin tapauksissa vaatia, ettei tietojasi saa käsitellä silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
Sinulla on erityisissä tilanteissa oikeus vastustaa automatisoituja yksittäispäätöksiä, mukaan lukien profilointi. Varsinais-Suomen liitossa ei tehdä profilointia eikä automatisoituja päätöksiä.
Miten käsittelemme henkilötietoja?
Tietojen käyttö perustuu lakeihin ja joskus myös suostumukseesi. Keräämme vain sen, mitä tarvitsemme: yleensä nimen ja yhteystiedot sekä palveluihin liittyvät oleelliset tiedot.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietojasi erilaisten lakien velvoittaman ajan. Varsinais-Suomen liitto määrittelee säilytysajat tiedonohjaussuunnitelmassaan ja toimintaohjeissaan. Säilytysaikojen määrittelyssä käytetään mm. Kansallisarkiston päätöksiä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja tiedonhallintalautakunnan suosituksia asiakirjojen säilytysajoista.
Ketkä vastaanottavat tietojasi? Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?
Tietoja voidaan joissakin tapauksissa luovuttaa kolmansille osapuolille, kuten esimerkiksi erilaisille viranomaisille, joille meillä on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa tietoja.
Luovutamme henkilötietoja niitä meidän puolestamme ja liiton lukuun käsitteleville tahoille. Tällaisia ovat esimerkiksi sopimuksen puitteissa tietoja käsittelevät järjestelmätoimittajat ja muut ulkopuoliset palveluntuottajat. Varsinais-Suomen liitolle jää näissä tapauksissa rekisterinpitäjän vastuu.
Valitsemme sopimuskumppaneiksi vain sellaisia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka täyttävät tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Tietosuojaan liittyvät vaatimukset varmistetaan kirjallisin sopimuksin.
Emme käytä emmekä luovuta tietojasi käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
Miten suojaamme henkilötietojasi?
Varsinais-Suomen liiton toiminnassa halutaan toteuttaa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatetta. Tietoturvaan kuuluvat tekniset ja hallinnolliset toimenpiteet, joilla suojataan meillä olevia tietoja niin, että tiedot ja tietojärjestelmät pidetään vain niiden käyttöön oikeutettujen saatavilla. Henkilötietojen käsittely liittyy aina työtehtävän hoitoon ja siinä laajuudessa kuin kukin tehtävä sitä edellyttää. Työntekijöille on järjestetty tietosuojakoulutusta.
Liiton tehtävissä käsiteltäviä henkilötietoja
Tähän on koottu tarkempaa tietoa joihinkin liiton tehtävin liittyvistä henkilötiedoista. Voit pyytää tietosuojavastaavalta lisätietoja niistä henkilötiedoista, joita ei ole mainittu.
Asianhallinta
Tarvitsemme toiminnassamme tietoja vireillä olevista ja jo ratkaistuista asioista. Tiedonhallintalaki määrää, millaisia tietoja meillä pitää olla asiakirjoistamme. Asianhallintajärjestelmän avulla seuraamme valmisteltavien asioiden käsittelyä. Asianhallinnalla tuotamme tietoa asian etenemisestä, käsittelyvaiheista ja päätöksistä. Noudatamme toiminnassa mm. tiedonhallintalakia, arkistolakia ja julkisuuslakia.
Kuntalain mukaisesti meidän on asetettava muutoksenhakukelpoiset päätökset verkkosivuille. Asiakirjojen ja niiden rekisteritietojen säilyttämisaikoja ohjaa tiedonohjaussuunnitelma. Siinä määritellyt säilytysajat perustuvat useisiin lakeihin, Kansallisarkiston määräyksiin ja tiedonhallintalautakunnan suosituksiin.
Ilmoituskanava
Epäeettisestä tai lainvastaisesta toiminnasta voi ilmoittaa liiton ilmoituskanavalle. Kanavalle voi jättää ilmoituksen anonyymisti tai halutessaan oman nimensä kertoen. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti eikä ilmoituksen tekijää voi jäljittää. Ilmoituksen tekijä saa asiointitunnuksen, joka hänen pitää ottaa talteen itselleen, jotta pääsee katsomaan vastausta ja käsittelyprosessin etenemistä.
Ilmoittajasta ei kerätä mitään yksilöiviä tietoja.Kaikki viestit ja liitetiedostot ovat kryptattuja, joten kenenkään ulkopuolisen ei ole mahdollista lukea ja nähdä järjestelmään tehtyjä ilmoituksia. Järjestelmä poistaa ilmoituksen mahdollisten liitetiedostojen tunnistetiedot automaattisesti. Myöskään järjestelmäntoimittaja ei näe viestejä, pysty selvittämään käyttäjien IP-osoitteita tai tallenna evästeitä ilmoittajan selaimeen.
Järjestelmässä olevia henkilötietoja säilytetään viisi vuotta ilmoituksen arkistoinnista. Tarpeettomat ilmoittajan kertomat henkilötiedot voidaan anonymisoida 30 päivää ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen. Henkilötietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle. Lue lisää: Tietoja ilmoittajalle
Julkiset hankinnat
Hankintoja koskevia henkilötietoja ovat esimerkiksi tarjousasiakirjoissa annetut henkilötiedot. Tietoja käsitellään julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa ja liiton asianhallintajärjestelmässä. Tiedot pidetään vain niihin oikeutettujen saatavilla ja asianhallintaan tallennettujen tietojen säilytystä ohjataan säilytysaikojen määrittelyllä.
Käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen hoitamiseen hankintalain mukaisissa hankinnoissa. Pienhankinnoissa käsittelyn perusteena on yleinen etu (yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1 e).
Kulttuuripankki
Kulttuuripankki -verkkopalveluun voivat rekisteröityä tekijöiksi ammattimaisesti toimivat kulttuuri- ja taidealan yhdistykset, yritykset, osuuskunnat, pienet työryhmät sekä yksittäiset alan toimijat. Rekisteröitymisen hyväksymisen jälkeen tekijän profiili tulee julkisesti näkyviin verkkopalveluun.
Tilaajaksi verkkopalveluun voi rekisteröityä kuka tahansa kulttuuri- tai taidepalveluja tarvitseva henkilö tai taho. Tilaajien profiilit eivät tule julkisesti näkyviin kulttuuripankkiin. Tilaajan nimi ja organisaatio tulevat näkyviin vain tilaajan jättäessä verkkopalvelussa tarjouspyynnön ja/tai tehdessä suosituksen verkkopalvelun tekijästä tai palvelusta. Lue lisää tietojen käsittelystä kulttuuripankin tietosuojaselosteesta.
Kyselyt
Tekemiemme kyselyiden tarkoituksena on kehittää toimintaamme ja hoitaa lakisääteisiä tehtäviämme. Kyselyjä tehdään myös hanketyössä. Kyselyiden taovoitteena on osallistaa sidosryhmiä, yhteistyökumppaneita ja kuntalaisia.
Käsittelemme tietoja yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi ja rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan toteuttamiseksi. Vastauksia tarkastellaan aina ryhmätasolla eikä vastaajia yksilöidä.
Jos keräämme vastaajien yhteystietoja esim. arvontoja tai palkintoja varten, käsittelemme yhteystietoja erillään muusta kyselyn aineistosta.
Palkat ja palkkiot
Kun sinut valitaan luottamustehtävään tai tulet liittoon töihin, pyydämme sinulta henkilö- ja pankkitilitietosi palkan, palkkion tai muun korvauksen maksamista varten. Tietoja kerätään maksajan lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä tilanteissa, esimerkiksi verohallinnolle, puoluemaksuista puoluetoimistolle ja tarvittaessa eläkevakuutus- ja tapaturmavakuutusyhtiölle. Tietoja käsitellään myös raportointia ja tilastointia varten.
Kaikki luottamushenkilöiden tiedot toimitetaan Aimoa-palvelun kautta. Tietoja käytetään muun muassa luottamushenkilön perustamiseksi palkkahallinnon tietojärjestelmään.
Rekrytointi
Keräämme rekrytoidessa hakijoilta saatuja tietoja esimerkiksi työkokemuksesta, koulutuksesta ja eri alojen osaamisesta. Kerro hakemuksessasi vain työnhaun kannalta tarpeellisia tietoja. Älä mainitse hakemuksessa arkaluonteisia tietoja, kuten tietoja terveydentilastasi. Henkilötietojasi käsittelevät rekrytoivat esimiehet ja heitä avustavat asiantuntijat.
Hakemusasiakirjasi on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja. Tieto siitä, että olet hakenut virkaan tai toimeen, tulee julkiseksi heti kun hakemus on saapunut. Voimme luovuttaa henkilötietoja erillisestä pyynnöstä esimerkiksi muille rekrytointiin liittyville asianosaisille. Tällöin peitämme sellaiset tiedot, joihin heillä ei ole oikeutta. Säilytämme hakemuksia kaksi vuotta ja hakijayhteenvetoa 10 vuotta. Jos tulet valituksi tehtävään, säilytämme hakemuksesi pysyvästi ja julkaisemme valintapäätöksen kuntalain määräysten mukaisesti nettisivuillamme 21 päivän ajan.
Tapahtumien osallistujarekisterit
Käytämme tapahtumien osallistujaluetteloita tilaisuuksien ja kokouksien ilmoittautumisten hallinnassa. Kerättyjä ruokavaliotietoja toimitetaan kolmansille osapuolille niin, että nimesi poistetaan tiedoista. Ilmoittautuneiden osallistujatietoja voidaan hyödyntää samantapaisten tilaisuuksien viestinnässä. Voit estää kutsujen vastaanottamisen jatkossa kutsussa mainitulla tavalla.
Uutiskirjeet ja postituslistat
Käytämme postituslistoja tiedottaaksemme sinulle Varsinais-Suomen liiton tai sen hallinnoimien ohjelmien ja hankkeiden toimintaan, tilaisuuksiin ja kokouksiin liittyvistä ajankohtaisista asioista. Jos haluat poistua postituslistalta, ilmoitathan siitä uutiskirjeessä mainitulla tavalla. Voit myös poistua postituslistalta ottamalla yhteyttä viestin lähettäjään tai Varsinais-Suomen liiton kirjaamoon. Varsinais-Suomen liiton sähköpostilistoille liittyminen on vapaaehtoista.
Valokuvauskäytännöt
Käytämme viestinnässämme mm. tapahtumissa ja tilaisuuksissa otettuja valokuvia. Kerromme tapahtuman alussa, jos kuvia aiotaan ottaa. Kuvissa saattaa esiintyä tunnistettavia henkilöitä. Jos et halua tulla kuvatuksi, ilmoita asiasta kutsuun vastatessa tai tilaisuuteen tullessasi. Voit myös pyytää kuvan poistamista. Alaikäisen huoltajalta kerätään aina kirjallinen suostumus kuvan julkaisuun.
